لابد من توافر قواعد مهمة لعقد اجتماعات عمل ناجحة، تعرف على أهم الشروط ليثمر اجتماعك عن إنجازات تضمن لك نتائج  ونجاح أكبر في مجال عملك.. 

سبب الاجتماع

ضروري أن يكون هناك أسباب قوية وواضحة لعقد الاجتماع واللقاء المباشر مع العاملين، فكثيرا ما يضيع المديرون وقت العمل في كلام ليس له أية فائدة أو من الممكن أن يتم من خلال البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية.

الهدف من الاجتماع
 
لابد أن تعرف الهدف الأساسي الذي تود أن تنقله للموظفين سواء إقرار أو تغيير نظام ما، ولا تناقش الهدف أو ما يترتب عليه من نتائج مع الموظفين، فأنت صاحب القرار وهذا شأن القادة، وكل ما على الموظفين تحقيق الهدف الذي حددته مسبقا.

المدة الزمنية
 
حاول أن تكون مدة الاجتماع مناسبة، وإياك والإطالة والدخول في أمور فرعية حتى لا يمل الموظفون أو ينسون السبب الأساسي، فيجب مراعاة الوقت المناسب لاجتماع ناجح.

التوقيت 

يجب إعلام الجميع بوقت الاجتماع والتشديد على الحضور في الوقت المناسب، وعدم السماح بإحداث نوع من الفوضى والهرج داخل غرفة الاجتماعات.

 
المكان المناسب

اختيار المكان المناسب من أساسيات الاجتماع الناجح، فكثيرا ما نجد أصحاب العمل يعقدون الاجتماعات دون توفير مقاعد ولا أوراق لتدوين الملاحظات، أو يكون الاجتماع في غرف غير مناسبة من حيث عزل الصوت أو التهوية الجيدة، فلا يثمر أية نتائج.

بداية الحوار
 
ابدأ الحوار بشيء من المداعبة مع الابتسامة للراحة النفسية للموظفين، واستخدم لغة الجسد لجذب مزيد من الانتباه، وإذا كان الاجتماع لمناقشة خطة مستقبلية، وتريد مناقشتها مع العاملين يفضل إرسالها عبر الإيميل قبلها فترة كافية لأخذ الآراء عنها بشكل جيد.

 
تدوين النقاشات  

من الضروري أن تعتمد على موظف يبدأ معك التحضير للاجتماع، ويتابع كل شيء لحين انعقاده ويدون كل الملاحظات والأفكار ولا يفضل أن تستعين بطرق التسجيل عن طريق الكاميرات، فذلك يربك الموظفين ويظهر سلوك مصطنع إذا شعر بالمراقبة.

الختام والنهاية

بعد الانتهاء من عقد الاجتماع وطرح ما تريد من أفكار، يجب أن تسأل الموظفين، هل توجد أية استفسارات؟ ويجب أن يتعين شخص مسؤول عن متابعة تنفيذ ما تم طرحه وتضع إطار زمني للتنفيذ.