أصدر الدكتور محب الرافعي وزير التربية والتعليم كتابا دوريا بشأن تنظيم وتفعيل أعمال المتابعة وتقويم الأداء، وذلكفي إطار خطة الوزارة للارتقاء بالعملية التعليمية وتحسين الخدمة المقدمة لجميع الطلاب على مستوى الجمهورية، وانطلاقًا مما تقوم به الوزارة في الوقت الراهن لتلافى أي قصور وتحقيق معدلات الارتقاء بالأداء.

وتضمن الكتبار عدة قواعد أهمها أن تقوم الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بوضع خطة سنوية لمتابعة العملية التعليمية بجميع المراحل التعليمية، وإعداد خطة المتابعة في حدود الخطوط العريضة للوزارة وقراراتها وتوصياتها وسياستها التعليمية .

 تُنشأ مكاتب للتنسيق بين الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بالوزارة ومديريات التربية والتعليم بالمحافظات يكون مقرها بالمديرية التعليمية، وتُشكل هذه المكاتب من أعضاء المتابعة بالمديرية بحد أدنى (4) متابع، أو حسب احتياج العمل ،يتم ترشيحهم عن طريق مدير المديرية التعليمية المختصة ووفقًا لمعايير الاختيار الموضوعة من الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء .

وتختص مكاتب التنسيق المشار إليها باستلام خطط المتابعة المقترحة لمتابعي المديرية والإدارات التعليمية، متابعة تنفيذ المتابعين لخططهم ومتابعة المدارس للتأكد من جدية المتابعة ميدانيًا، واستلام نسخة من التقارير المجمعة للمتابعين بالإدارات والمديرية أسبوعيا ومراجعتها للتأكد من مدى تحقيقها لخطة المتابعة المقترحة بالمديرية والإدارات التعليمية .

كما تقوم هذه المكاتب باستلام كشوف تفريغ الملاحظات وما اتخذ من إجراءات بشأنها ونسب تلافى الملاحظات من الإدارات والمديرية، وتنفيذ التعليمات الواردة من الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بالوزارة، وإعداد البيانات الشهرية المطلوبة للإدارة المركزية للمتابعة وتقديم نسخة منها لمدير المديرية .

ويلتزم مديرو المديريات التعليمية، كلٌ في نطاق اختصاصه، بإنشاء مقر مناسب لهذه المكاتب بالمديرية مع توفير عدد مناسب من الإداريين ومُدخلى البيانات، وكذا ما يحتاجون إليه من أجهزة حاسب آلى وغيره لتباشر هذه المكاتب أعمالها في أقرب وقت ممكن .

ولا يجوز نقل أو ندب أو إلغاء ندب أيًا من أعضاء هذه المكاتب إلا بعد أخذ موافقة الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء .

ونص الكتاب الدوري على أن  يتم تكليف متابع مقيم من العاملين بالإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بديوان عام الوزارة بالتواجد بصفة مستمرة بالمديرية وتكون اختصاصاته : تقديم الدعم والمشورة الفنية لمكاتب التنسيق بالمديريات التعليمية، التنسيق بين الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بديوان عام الوزارة ومكاتب التنسيق بالمديريات والإدارات التعليمية، متابعة أداء المديريات والإدارات والمدارس بالتعاون مع مكتب التنسيق وإدارة المتابعة والتقويم بالمديرية والإدارات، الإشراف والمتابعة على انتظام تسجيل البيانات ومتابعة تلافى الملاحظات بالإدارات والمديرية .

ويختص رئيس الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بالإشراف الفني على جميع المتابعين بديوان عام الوزارة والمديرية والإدارات التعليمية ومكاتب التنسيق، وتحقيق الأهداف المرجوة من عملية المتابعة وتقويم الأداء .

ونص الكتاب على أن يلتزم مديرو المديريات بدعم المتابعين على كافة مستوياتهم سواء متابعي الإدارة المركزية للمتابعة وتقويم الأداء بالوزارة أو المديريات التعليمية والإدارات التعليمية أو متابعي مكاتب التنسيق لأداء مهامهم المكلفين بها، ويكون لهؤلاء المتابعين متابعة تنفيذ خطط الموجهين وغيرها من خطط المتابعة وذلك بهدف تحقيق السياسات العامة للوزارة، وتشكل إدارات المتابعة بالإدارات التعليمية من عدد يتناسب مع أعداد المدارس بالإدارة بحد أقصى (2) مدرسة في اليوم لكل متابع وبحد أدنى زيارة شهرية مرتين لكل مدرسة .

ويراعى حسن اختيار المتابعين بما يحقق النتائج المرجوة من عملية المتابعة على أن يكون المتابع متفرغًا لعملية المتابعة فقط .

كما نص الكتاب على أن تقوم كل إدارة تعليمية بإنشاء خط ساخن لتلقى الشكاوى الداخلة في نطاق اختصاص كل منها، مع تخصيص عدد كافٍ من الموظفين تكون مهمتهم العمل على حل هذه الشكاوى يوميًا، وتنشأ سجلات موحدة في كل إدارة تعليمية على مستوى الجمهورية لتفريغ أعمال المتابعة ويتم المراجعة على هذه السجلات من مستويات المتابعة الأعلى .

ونص أخيرا على تفعيل مكاتب خدمة المواطنين بالمديرية والإدارات التعليمية وسرعة حل المشكلات وتقديم تقرير شهرى لديوان عام الوزارة (الإدارة العامة لخدمة المواطنين) بالإجراءات التي اتبعت حيال ذلك .