وأكد مصدر بهيئة الإسعاف أنه يتم التنسيق مسبقاً مع الهيئة بإرسال البيانات اللازمة لإدارة الخدمات الإسعافية غير الطارئة لتوفير سيارات الإسعاف اللازمة والأطباء المتخصصون بمجال الطوارئ على أن يتم اخطار الهيئة بموعد ومكان انعقاد المؤتمر أو الاحتفال وكذلك عدد الحاضرين  المتوقع مع مدى الاحتياج إلى عيادة متخصصة بمكان انعقاد المؤتمر أو الاحتفال وعدد سيارات الاسعاف المطلوبة لتأمين الحدث وقائمة بأسماء الشخصيات الهامة الموجودة بالمؤتمر.

​​​​